Nummernkreise

Ein Nummerkreis ist eine Abfolge von Zeichen, die in einer bestimmten Reihenfolge vergeben werden. Dies dient der eindeutigen Identifikation von Elementen wie Kunden, Rechnungen, Angebote etc.

KOMMERZ liefert dir voreingestellte Nummernkreise, die du einfach übernehmen kannst. Du kannst die Formate aber auch nach Belieben anpassen.

Fortlaufend

Beachte, dass Nummernkreise fortlaufend sein sollten, insbesondere bei rechtskonformen Dokumenten wie Rechnungen. Es empfiehlt sich daher z.B. nicht, im laufenden Rechnungsjahr die Nummerierung zurückzusetzen.

Nummernkreise bearbeiten

Gehe in den Bereich Rechnungen und klicke im Seitenmenü auf Konfiguration.

Wechsle zum Tab Nummernkreise.

Nun siehst du für jedes nummerierbare Element das Format des Nummernkreises, sowie eine Vorschau auf die entsprechende nächste zu vergebene Nummer.

Die Formate kannst du direkt in den Eingabefeldern bearbeiten: Trage deinen Änderungen ein und klicke auf Speichern. Das neue Format wird ab sofort für alle neu erstellten Dokumente dieser Art verwendet.

Zusammensetzung der Zeichen

Nummernkreise setzen sich aus einer Abfolge von Zeichen zusammen. Dabei können die Zeichen fest kodiert sein, oder dynamisch generiert werden. Die dynamische Generierung erfolgt anhand von Variablen, die du in das Format des Nummernkreises einfügst.

Aus folgenden Teilen kannst du einen Nummernkreis zusammensetzen:

• Festgelegte Buchstaben (z.B. RE für Rechnung, K für Kunde)
• Bindestrich
• Jahr
• Monat
• Tag
• Anzahl von Ziffern
• Nummern

Am Beispiel des in KOMMERZ voreingestellten Formats für Rechnungen

RE-${yyyy}${mm}${dd}-${COUNT-4}

wird die Rechnungsnummer aus folgenden Teilen zusammengesetzt:

Fest kodiert:

• RE (für "Rechnungen")
• Bindestriche (-)

Variablen (werden markiert durch ${...}):

• Jahr (yyyy)
• Monat (mm)
• Tag (dd)
• Anzahl von Ziffern (COUNT-4)

Die Variablen werden bei der Erstellung eines neuen Dokuments durch die entsprechenden Werte ersetzt.

Bsp.: Eine Rechnung, die am 15. März 2022 erstellt wird, erhält Rechnungsnummer RE-20220315-0001, die darauf folgende Rechnung die Nummer RE-20220315-0002, usw.

Eindeutigkeit

Beachte, dass Rechnungsnummern eindeutig sein müssen. Bei der voreingestellten Format ist augrund der vierstelligen Zahl sichergestellt, dass auch bei 9999 Rechnungen, die am selben Tag ausgestellt werden, jede Rechnungsnummer einmalig vergeben wird. Solltest du mehr als 9999 Rechnungen pro Tag ausstellen, solltest du entsprechend die Anzahl der Ziffern erhöhen, z.B. auf COUNT-5 (fünfstellig, Zahlenraum von 00001-99999).

Beim Format für Kundennummern

K-${COUNT-6}

sind keine Datumsvariablen vorhanden. Dafür besteht die Nummerierung aus einer sechsstelligen Zahl (COUNT-6).