Mahnungen
Mahnungen sind Dokumente, die du an einen Kunden sendest, um ihn an eine ausstehende Zahlung zu erinnern. Meist geht einer Mahnung eine Rechnung voraus, die der Kunde nicht fristgerecht beglichen hat.
KOMMERZ generiert anhand deiner Angaben eine vollständige Mahnung als PDF inklusive eines QR-Codes für die Zahlung.
Eine Mahnung erstellen
Sowohl über den Tab als auch über die Kachel Rechnungen gelangst du zur Rechnungen-Übersichtsseite. Klicke im Seitenmenü auf Mahnungen, um auf die Mahnungs-Übersichtsseite zu gelangen.
Los geht's
Klicke auf Mahnung erstellen bzw. auf Erstellen.
Im Header siehst du
- ggf. den Kunden, wenn du einen auswählst
- einen Platzhalter für die Mahnungsnummer, die automatisch gesetzt wird, sobald du die Mahnung abschließt
- den vorläufigen Mahnbetrag, der sich ändert, sobald du die Mahnungspositionen bearbeitest.
Die Pflichtfelder sind mit einem Sternchen(*) gekennzeichnet und werden rot markiert, wenn du sie leer lässt.
Alle anderen Felder kannst du beliebig frei lassen, sofern die Informationen für deine Mahnung irrelevant sind. Sie tauchen auf der finalen Mahnung einfach nicht auf.
Der Mahnungssteller bist du bzw. deine Organisation. KOMMERZ fügt deine Daten, die du in der Konfiguration hinterlegt hast, automatisch ein.
Kunde
Du befindest dich im Tab Kunde, dem ersten von mehreren Tabs, die du durchlaufen musst, um eine Mahnung zu erstellen. Der Kunde ist der Empfänger deiner Mahnung.
Szenario 1: Du gibst den Mahnungsempfänger manuell ein.
Überspringe einfach das Auswahlfeld Kunde und trage im Feld Empfänger & Adresse den Namen und die Adresse des Mahnungsempfängers ein.
Szenario 2: Du wählst den Kunden aus deiner Datenbank aus.
Wähle den Kunden aus, an den du die Mahnung richtest. Wenn du noch keinen Kunden gespeichert hast, kannst du einen Kunden erstellen.
Das Speichern von Kunden erleichtert dir deine Arbeit. Erfahre mehr über die Vorteile der Kundenverwaltung in KOMMERZ.
Wenn du für den ausgewählten Kunden eine Rechnungsanschrift hinterlegt hast, wird diese nun automatisch eingefügt. Falls nicht, trage sie im Feld Empfänger & Adresse ein.
Details
Klicke nun auf das nächste Tab Details.
Bei Auftragsnummer/Referenz kannst du etwas eintragen, das dir und dem Empfänger erleichtert, die vorliegende Mahnung einem Auftrag zuzuordnen, z.B. die Rechnungsnummer der zugehörigen unbeglichenen Rechnung.
Sofern deine Mahnung eine Folgemahnung ist, kannst du die ursprüngliche Mahnung auswählen.
Als Zahlungsfrist sind 14 Tage voreingestellt; dies kannst du beliebig verändern. Entsprechend verändert sich automatisch das Zahlungsziel (das Datum, an dem der Empfänger die Zahlung spätestens geleistet haben soll).
Das Mahndatum wird automatisch gesetzt - und zwar auf das Datum, an dem du die Mahnung abschließt.
Die Zahlung einer Rechnung ist gesetzlich bereits ab Erhalt der Rechnung fällig ("sofort"), entsprechendes gilt für Mahnungen. Die Zahlungsfrist ist die Deadline, die du dem Kunden zur Zahlung gewährst, bevor du weitere Schritte einleiten könntest (z.B. weitere Mahnungen, zusätzliche Mahngebühren etc.).
Korrespondenz
Wechsle nun zum nächsten Tab Korrespondenz.
Bei Layout kannst du eine Dokumentenform für deine Mahnung auswählen. Ein Standard-Layout ist vorausgewählt.
Du kannst beliebig viele weitere Layouts für deine Dokumente anlegen. Erfahre mehr über Layouts.
Bei Ansprechpartner für Kunden kannst du eine konkrete Person angeben, die der Mahnungsempfänger bei Fragen kontaktieren kann.
Im folgenden siehst du einige Textbausteine, aus denen der Mahnungstext zusammengesetzt wird. Die vorausgewählten Texte kannst du direkt im Editor bearbeiten oder andere Textbausteine auswählen, die dann in den Editor automatisch eingefügt werden.
Mahnungen sind ohne Signatur gültig. Denk dennoch daran, deinen Namen oder Firmennamen ans Ende der Mahnung zu setzen.
Du kannst beliebig viele weitere Textbausteine für deine Dokumente anlegen. Erfahre mehr über Textbausteine.
Mahnungspositionen
Wechsle nun zum nächsten Tab Mahnungspositionen.
Füge mindestes eine Mahnungsposition hinzu. Eine Mahnungsposition ist eine Zahlungsaufforderung, z.B. ein nicht beglichener Rechnungsbetrag oder eine Mahngebühr. Klicke hierfür auf Einträge hizufügen.
Der Mahnbetrag im Header sowie die Summen der Mahnungspositionen werden automatisch berechnet und aktualisiert, sobald du eine Zahl geändert hast und in ein anderes Feld klickst.
Trage in Name ein, wofür du zur Zahlung mahnst (z.B. Ausstehende Zahlung 30.12.2024, Mahngebühr 5.1.25).
In Beschreibung kannst du weitere Details eintragen (z.B. Rechnungsnummern oder Mahnungsnummern als Verweise auf vorangegangene Zahlungsaufforderungen).
Wähle Menge sowie Einheit für die Mahnungsposition aus.
Trage den Betrag ein.
Sobald du Menge oder Betrag veränderst, wird die Summe automatisch neu berechnet.
Füge ggf. beliebig viele weitere Mahnungspositionen hinzu.
Falls du eine andere Währung verwenden willst, ändere die Währung zunächst in deiner Konfiguration.
und zuletzt...
Klicke auf Erstellen.
Falls du Pflichtfelder übersprungen hast, wirst du an dieser Stelle darauf hingewiesen. Wechsle zu den entsprechenden rot markierten Tabs bzw. Feldern und trage die fehlenden Informationen ein, dann klicke erneut auf Erstellen. Mehr Hilfe findest du in unseren FAQ.
Geschafft!
Du befindest dich nun auf der Mahnungsansicht, wo du alle Angaben überprüfen und bei Bedarf nochmal bearbeiten kannst. Wie die Mahnung tatsächlich aussehen wird, zeigt dir die Vorschau.
Deine Mahnung ist nun gespeichert; du kannst über die Mahnungsübersicht (z.B. über Mahnungen im Seitenmenü) darauf zugreifen.
Deine Mahnung ist zwar nun fertig, aber nur ein Entwurf. Bestimmte Felder, wie das Fälligkeitsdatum oder die Mahnungsnummer werden erst gesetzt, wenn du sie abschließt.
Eine Mahnung in der Vorschau anzeigen
In der Vorschau kannst du ansehen, wie dein Dokument später aussehen wird. Klicke dafür auf die drei Punkte ... und wähle Vorschau.
Einige Daten (z.B. Mahnungsdatum) werden erst gesetzt, wenn du die Mahnung abschließt. Daher sind in der Vorschau einige Leerstellen zu sehen.
Eine Mahnung abschließen
Rufe die abzuschließende Mahnung auf und klicke und auf Abschließen.
Eine Mahnung bearbeiten
Eine Mahnung ist erst final, wenn du sie abgeschlossen hast. Bis dahin befindet sie sich im Entwurfsstatus und kann noch beliebig oft bearbeitet werden. Wähle dafür die entsprechende Mahnung in der Mahnungsübersicht aus und klicke auf Bearbeiten. Nachdem du die gewünschten Änderungen in den jeweiligen Tabs und Feldern vorgenommen hast, klicke auf Speichern.
Eine Mahnung löschen
Löschen kannst du eine Mahnung nur, solange sie sich im Entwurfsstatus befindet - also noch nicht abgeschlossen ist.
Eine Mahnung herunterladen
Klicke dafür auf die drei Punkte ... und wähle Herunterladen, um deine Mahnung als PDF auf dein Gerät zu laden. Wenn sie abgeschlossen ist, kannst du sie nun an den Empfänger versenden.