Rechnungen
Eine Rechnung ist ein Dokument, das du einem Kunden sendest, um die Zahlung einer von dir erbrachten Leistung oder Lieferung einzufordern.
KOMMERZ generiert anhand deiner Angaben eine vollständige Rechnung als PDF inklusive eines QR-Codes für die Rechnungsbegleichung.
Eine Rechnung erstellen
Es gibt mehrere Wege, zur Rechnungserstellung zu gelangen:
- auf der Landing Page befindet sich der Button Rechnung erstellen
- sowohl über den Tab als auch über die Kachel Rechnungen gelangst du zur Rechnungen-Übersichtsseite, wo sich der grüne Button Erstellen befindet.
Los geht's
Klicke auf Rechnung erstellen bzw. auf Erstellen.
Im Header siehst du
- ggf. den Kunden, wenn du einen auswählst
- einen Platzhalter für die Rechnungsnummer, die automatisch gesetzt wird, sobald du die Rechnung abschließt
- den vorläufigen Rechnungsbetrag, der sich ändert, sobald du die Rechnungspositionen bearbeitest.
Die Pflichtfelder sind mit einem Sternchen(*) gekennzeichnet und werden rot markiert, wenn du sie leer lässt.
Alle anderen Felder kannst du beliebig frei lassen, sofern die Informationen für deine Rechnung irrelevant sind. Sie tauchen auf der finalen Rechnung einfach nicht auf.
Der Rechnungssteller bist du bzw. deine Organisation. KOMMERZ fügt deine Daten, die du in der Konfiguration hinterlegt hast, automatisch ein.
Kunde
Du befindest dich im Tab Kunde, dem ersten von mehreren Tabs, die du durchlaufen musst, um eine Rechnung zu erstellen. Der Kunde ist der Empfänger deiner Rechnung.
Szenario 1: Du gibst den Rechnungsempfänger manuell ein.
Überspringe einfach das Auswahlfeld Kunde und trage im Feld Rechnungsempfänger & Rechnungsadresse den Namen und die Adresse des Rechnungsempfängers ein.
Szenario 2: Du wählst den Kunden aus deiner Datenbank aus.
Wähle den Kunden aus, an den du die Rechnung stellst. Wenn du noch keinen Kunden gespeichert hast, kannst du einen Kunden erstellen.
Das Speichern von Kunden erleichtert dir deine Arbeit. Erfahre mehr über die Vorteile der Kundenverwaltung in KOMMERZ.
Wenn du für den ausgewählten Kunden eine Rechnungsanschrift hinterlegt hast, wird diese nun automatisch eingefügt. Falls nicht, trage sie im Feld Rechnungsempfänger & Rechnungsadresse ein.
Details
Klicke nun auf das nächste Tab Details.
Trage für Lieferdatum-/zeitraum das Datum der Leistung ein, die du dem Empfänger in Rechnung stellst (z.B. 20.12.2020, 1.3.23-5.9.23 oder Februar 2023).
Bei Auftragsnummer/Referenz kannst du etwas eintragen, das dir und dem Empfänger erleichtert, die vorliegende Rechnung einem Auftrag zuzuordnen.
Als Zahlungsfrist sind 14 Tage voreingestellt; dies kannst du beliebig verändern. Entsprechend verändert sich automatisch das Zahlungsziel (das Datum, an dem der Empfänger die Rechnung spätestens beglichen haben soll).
Das Rechnungsdatum wird automatisch gesetzt - und zwar auf das Datum, an dem du die Rechnung abschließt.
Die Zahlung einer Rechnung ist gesetzlich bereits ab Erhalt der Rechnung fällig ("sofort"). Die Zahlungsfrist ist die Deadline, die du dem Kunden zur Zahlung gewährst, bevor du weitere Schritte einleiten k önntest (z.B. Mahnungen).
Korrespondenz
Wechsle nun zum nächsten Tab Korrespondenz.
Bei Layout kannst du eine Dokumentenform für deine Rechnung auswählen. Ein Standard-Layout ist vorausgewählt.
Du kannst beliebig viele weitere Layouts für deine Dokumente anlegen. Erfahre mehr über Layouts.
Bei Ansprechpartner für Kunden kannst du eine konkrete Person angeben, die der Rechnungsempfänger bei Fragen kontaktieren kann.
Im folgenden siehst du einige Textbausteine, aus denen der Rechnungstext zusammengesetzt wird. Die vorausgewählten Texte kannst du direkt im Editor bearbeiten oder andere Textbausteine auswählen, die dann in den Editor automatisch eingefügt werden.
Rechnungen sind ohne Signatur gültig. Denk dennoch daran, deinen Namen oder Firmennamen ans Ende der Rechnung zu setzen.
Du kannst beliebig viele weitere Textbausteine für deine Dokumente anlegen. Erfahre mehr über Textbausteine.
Rechnungsartikel
Wechsle nun zum nächsten Tab Rechnungsartikel.
Füge mindestes eine Rechnungsposition (eine Leistung oder einen Artikel, wofür die du mit dieser Rechnung Geld verlangst) hinzu. Klicke hierfür auf Einträge hizufügen.
Der Rechnungsbetrag im Header sowie die Summen der Rechnungspositionen werden automatisch berechnet und aktualisiert, sobald du eine Zahl geändert hast und in ein anderes Feld klickst.
Trage in Name den Artikel oder die Leistung ein, die du in Rechnung stellst (z.B. Fassade streichen, Werbespot TV, T-Shirt Print).
In Beschreibung kannst du weitere Details eintragen (z.B. inkl. Auf- & Abbau, Lime Limonade Kampagne 2.0, schwarz XL).
Wähle Menge sowie Einheit für die Rechnungsposition aus.
Trage den Nettopreis ein.
Sobald du Menge oder Nettopreis veränderst, wird die Summe (Netto) automatisch neu berechnet.
Wähle den Steuersatz aus.
Der Rechnungsbetrag im Header ist die Bruttosumme der Gesamtrechnung, er berechnet sich also aus sämtlichen Rechnungspositionen zugüglich der Steuern.
Sofern du eine Kleinunternehmerrechnung erstellst, wähle den Steuersatz 0%.
Füge ggf. beliebig viele weitere Rechnungspositionen hinzu.
Falls du eine andere Währung verwenden willst, ändere die Währung zunächst in deiner Konfiguration.
und zuletzt...
Klicke auf Erstellen.
Falls du Pflichtfelder übersprungen hast, wirst du an dieser Stelle darauf hingewiesen. Wechsle zu den entsprechenden rot markierten Tabs bzw. Feldern und trage die fehlenden Informationen ein, dann klicke erneut auf Erstellen. Mehr Hilfe findest du in unseren FAQ.
Geschafft!
Du befindest dich nun auf der Rechnungsansicht, wo du alle Angaben überprüfen und bei Bedarf nochmal bearbeiten kannst. Wie die Rechnung tatsächlich aussehen wird, zeigt dir die Vorschau.
Deine Rechnung ist nun gespeichert; du kannst über die Rechnungsübersicht (z.B. über Rechnungen im Seitenmenü) darauf zugreifen.
Deine Rechnung ist zwar nun fertig, aber nur ein Entwurf. Gültig wird die Rechnung erst, wenn du sie abschließt.
Eine Rechnung in der Vorschau anzeigen
In der Vorschau kannst du ansehen, wie dein Dokument später aussehen wird. Klicke dafür auf die drei Punkte ... und wähle Vorschau.
Einige Daten (z.B. Rechnungsdatum) werden erst gesetzt, wenn du die Rechnung abschließt. Daher sind in der Vorschau einige Leerstellen zu sehen.
Eine Rechnung abschließen
Abgeschlossene Rechnungen gelten als final und könne nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden. Um eine abgeschlossene Rechnung als ungültig zu erklären, musst du die sie stornieren.
Im Entwurfsstatus lässt sich die Rechnnung noch beliebig oft bearbeiten. Sobald du sicher bist, dass die Rechnung korrekt und vollständig ist, kannst du sie abschließen, damit du sie dem Rechnungsempfänger übermitteln kannst.
Stelle sicher, dass in der Konfiguration die notwendigen Daten hinterlegt sind, da die Rechnung sonst nicht abgeschlossen werden kann.
Zwingend erforderlich sind:
- IBAN
- BIC
- Name der Bank
Rufe die abzuschließende Rechnung auf und klicke und auf Abschließen.
Falls du keine gültigen Bankdaten hinterlegt hast, wirst du an dieser Stelle darauf hingewiesen. Gehe zur Konfiguration und trage die fehlenden Informationen ein, bevor du das Abschließen erneut versuchst. Mehr Hilfe findest du in unseren FAQ.
Eine Rechnung bearbeiten
Eine Rechnung ist erst gültig, wenn du sie abgeschlossen hast. Bis dahin befindet sie sich im Entwurfsstatus und kann noch beliebig oft bearbeitet werden. Wähle dafür die entsprechende Rechnung in der Rechnungsübersicht aus und klicke auf Bearbeiten. Nachdem du die gewünschten Änderungen in den jeweiligen Tabs und Feldern vorgenommen hast, klicke auf Speichern.
Deine Daten als Rechnungssteller änderst du in der Konfiguration. Willst du Angaben zum Rechnungsempfänger ändern, kannst du ggf. den Kunden bearbeiten.
Möglicherweise versuchst du eine abgeschlossene Rechnungen zu bearbeiten. In solch einem Fall musst du die abgeschlossene Rechnung stornieren und eine neue Rechnung erstellen.
Eine Rechnung löschen
Löschen kannst du eine Rechnung nur, solange sie sich im Entwurfsstatus befindet - also noch nicht abgeschlossen ist. Willst du eine bereits abgeschlossene Rechnung ungültig machen, z.B. weil sie Fehler enthält, musst du sie stornieren.
Eine Rechnung stornieren
Eine vorhandene, abgeschlossene Rechnung kannst du durch eine Stornierung ungültig machen. Genaugenommen erstellt du dafür ein neues Dokument, eine Stornorechnung.
Klicke auf die drei Punkte ... und wähle Stornierung.
Das Eingebeformular für die Stornorechnung wird automatisch mit den Daten der Originalrechnung befüllt, d.h., du brauchst nichts weiter zu ändern und kannst direkt auf Erstellen klicken.
Das Rechnungsdatum wird automatisch gesetzt - und zwar auf das Datum, an dem du die Rechnung abschließt.
Eine Rechnung duplizieren
Klicke auf die drei Punkte ... und wähle Duplizieren.
Das Eingabeformular für die neue Rechnung ist nun mit den Daten der Originalrechnung befüllt. Du kannst wie beim Bearbeiten noch Änderungen vornehmen oder direkt auf Erstellen klicken.
Das Rechnungsdatum wird automatisch gesetzt - und zwar auf das Datum, an dem du die Rechnung abschließt.
Eine Rechnung als bezahlt/unbezahlt markieren
Damit du den Überblick behältst, sind Rechnungen nach Abschluss in der Übersicht als unbezahlt markiert. Sobald du die Zahlung erhalten hast, kannst du die Rechnung als bezahlt markieren. Klicke dafür auf die drei Punkte ... und wähle Bezahlt.
Willst du eine als bezahlt markierte Rechnung wieder als unbezahlt markieren, klicke auf die drei Punkte ... und wähle Unbezahlt.
Eine Rechnung herunterladen
Klicke dafür auf die drei Punkte ... und wähle Herunterladen, um deine Rechnung als PDF auf dein Gerät zu laden. Wenn sie abgeschlossen ist, kannst du sie nun an den Empfänger versenden.
Eine andere Währung verwenden
KOMMERZ unterstützt derzeit die Währungen EURO und USD. Wir arbeiten daran, weitere Währungen zu anzubieten.
Gehe zur Konfiguration und wähle die gewünschte Währung als Standard-Währung aus. Diese wird ab sofort für alle deine Rechnungen verwendet.
Wenn du dich bereits in der Rechnungserstellung befindest, erstelle die Rechnung zunächst mit der bisherigen Währung. Ändere dann die Währung in der Konfiguration und rufe die Rechnung erneut auf. Die neue Standard-Währung wird nun automatisch für die Rechnung verwendet.
Deine eingestellte Standard-Währung wird für alle nicht abgeschlossenen Rechnungen verwendet. Denk daran, sie wieder zu ändern, falls du für andere Rechnungen eine andere Währung verwenden willst.